Studie: Abschied vom Papier forciert

Papierdokumente stören immer mehr Unternehmen bei ihrer Ausrichtung auf die digitale Zukunft. Dabei beschränken sie sich nach einer Vergleichsstudie der d.velop-Gruppe unter mehr als 1.000 Unternehmen in zehn Wirtschaftssektoren nicht auf bloße Absichtsbekundungen, sondern haben dafür auch höhere Budgets eingeplant. Allerdings weisen die verschiedenen Organisationsbereiche bei ihrem Abschied vom Papier ein unterschiedliches Engagement auf.

Bei der Gegenüberstellung der Fachbereiche geben vor allem die Vertriebs- und Marketingabteilungen am stärksten bei der Digitalisierung ihrer Prozesse voran. In jedem zweiten Unternehmen widmen sie sich gezielt dem digitalen Wandel, die meisten von ihnen wollen hierfür verstärkt in elektronisches Dokumentenmanagement (DMS) investieren. Ähnlich offensiv geplant wird in 46 Prozent der Abteilungen für Logistik- und Materialwirtschaft, die mit Blick auf eine Digitalisierung der Abläufe ebenfalls deutlich mehr Geld für DMS-Plattformen ausgeben wollen. Diese Softwarelösungen wandeln Akten, Rechnungen und andere Dokumente aus Papier in digitale Formate um, so dass sie anschließend an jedem beliebigen Endgerät angezeigt, geteilt und bearbeitet werden können.

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Digitale Personalakten

Auch in den Personalabteilungen scheinen die herkömmlichen Ordner und Personalmappen immer hinderlicher geworden zu sein, da sie Medienbrüche in den Prozessen erzeugen und eine durchgängige Automatisierung der Abläufe verhindern. 44 Prozent wollen sich nun gezielt auf digitale Personalakten ausrichten. Eine ähnliche Entwicklung ist in der Produktion festzustellen, wo zwei von fünf der befragten Fertigungsunternehmen den Nutzen papierfreier Prozesse für sich ausgemacht haben und entsprechend investieren wollen.

Digitale Transformation nimmt auf breiter Front Gestalt an

„Die digitale Transformation nimmt nun auf recht breiter Front Gestalt an“, bewertet Mario Dönnebrink die Ergebnisse. „Zunehmend wird erkannt, dass zum Kern des Wandels vor allem eine Digitalisierung der Dokumente und Geschäftsprozesse gehört, weil nur über digitale Content Services produktivere und integrierte Verhältnisse geschaffen werden können“, betont der Vorstand der d.velop AG. „Dokumenten- beziehungsweise Enterprise-Content-Management-Systeme sind mit ihren Möglichkeiten des kollaborativen Arbeitens und ihrer Cloud-Verfügbarkeit dafür die entscheidenden Plattformen.“

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Zurückhaltung in der Produktentwicklung

Anders sieht es hingegen vor allem in der Produktentwicklung der Unternehmen aus. Diese Fachbereiche sind offenbar noch sehr den klassischen Organisationsverhältnissen verhaftet und planen nur in jedem vierten Fall eine digitale Offensive. Zurückhaltend zeigt sich auch das Qualitäts- und Compliance-Management der Unternehmen. Diese Organisationsbereiche denken derzeit nur zu einem Drittel daran, sich mittels Software-Lösungen zügiger auf die digitale Zukunft auszurichten.

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