ERP: Stetige Optimierung zum Ziel

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Die beiden Maschinenbauer der Holding „Alfing Kessler Sondermaschinen“ (AKS) und „Alfing Montagetechnik“ (AMT) arbeiten eng zusammen: Sie verfügen über eine gemeinsame technische und kaufmännische Geschäftsleitung und teilen sich auch einige zentrale Funktionsbereiche, zum Beispiel Finanzen, Personal, Einkauf und die IT. Der gemeinsame Firmensitz im baden-württembergischen Wasseralfingen gehört seit 1975 zur Stadt Aalen und gemeinsam beschäftigen AKS und AMT rund 500 Mitarbeiter.
Der Sondermaschinenbauer AKS, 1938 gegründet und seit 1980 rechtlich selbständig, setzt bereits seit 1996 ERP-Software der Berliner Firma ­Psipenta Software Systems ein – zunächst das Produktionssteuerungssystem Piuss-O und seit 2004 dann den Nachfolger – Psipenta.
„Wir waren stark gewachsen und wollten uns zudem strategisch stärker auf neue Märkte, vor allem in China, konzentrieren. Deshalb suchten wir 2003 nach einer stabilen, zukunftssicheren Basis für unsere weitere Entwicklung“, erinnert sich Dietmar Wieber, Leiter der zentralen IT von AKS und AMT. Weil die Alfing-Gesellschaften gemeinsam ein SAP-System für Finanzbuchhaltung, Controlling und die Lohn- und Gehaltsabrechnung nutzen, kam SAP in die engere Wahl, daneben aufgrund der guten Erfahrungen mit Piuss-O auch Psipenta. Den Zuschlag erhielt Psipenta, weil das Preis-Leistungsverhältnis stimmte.

Große Projekte zuverlässig planen

AKS baut Fertigungslinien und Bearbeitungszentren für fast alle großen Automobilhersteller und deren Zulieferer. Das Unternehmen ist weltweit vorne mit dabei bei Anlagen zur Pleuelfertigung und anderen Bauteilen. Und es ist Technologieführer im Bruchtrennen von Pleueln.

AKS und AMK beliefern mit ihren Fertigungs- und Montage-Lösungen insbesondere die  Automobilindustrie.

AKS und AMK beliefern mit ihren Fertigungs- und Montage-Lösungen insbesondere die
Automobilindustrie.

 

„Wir wickeln unsere Fertigung über Stücklistendisposition ab, und das wird von Psipenta am besten unterstützt“, begründet Dietmar Wieber die Entscheidung. „Vor allem aber arbeitet AKS meist an großen Aufträgen mit langen Laufzeiten von neun bis zwölf Monaten. Um schon in der Angebots- und Planungsphase Lieferzeiten und benötigte Kapazitäten zuverlässig abschätzen zu können, ist eine leistungsfähige Projektplanung unabdingbar – denn der zugesagte Endtermin ist uns beim Projektgeschäft heilig.“
Auch hier konnte Psipenta punkten: Das Projektmanagementwerkzeug Psiprofessional übernimmt alle notwendigen Auftragsdaten direkt aus dem ERP und sagt per Simulation Laufzeiten, Ressourceneinsatz und notwendige Fremdvergaben für ein Projekt voraus. „Wir haben diese Funktionalitäten so in anderen Systemen nicht gefunden, insbesondere nicht die Integration des Projektmanagements bis in die Feinplanung der Arbeitsgänge“, erklärt Dietmar Wieber. „Das ist für mich ein Alleinstellungsmerkmal von Psipenta.“

Erneut gepunktet

Einige Jahre später konnte Psipenta den Systemvergleich mit SAP ein zweites Mal für sich entscheiden: Die 1981 gegründete Firma Alfing Montagetechnik, die für die internationale Automotive-Industrie technische Lösungen in den Bereichen Schraubtechnik, Montagesysteme und Automation liefert, hatte 2007 den Entschluss gefasst, ihr veraltetes ERP-System ebenfalls abzulösen. „Eine wichtige Anforderung von AMT ist zum Beispiel die Abwicklung von Reparaturaufträgen“, erklärt Dietmar Wieber. „Dafür ist es wichtig, dass das ERP-System mit Seriennummern umgehen kann. Wenn etwa der Wareneingang unangekündigt eine Kiste mit Teilen und mit der Bitte um Reparatur erhält, sehen wir über diese Nummer, um welche Art Teil es sich handelt und in welcher Anlage bei welchem Kunden es verbaut war. Und bei der Eingabe der Seriennummer wird gleich automatisch ein Reparaturauftrag angelegt. Die Reparaturabteilung liefert die nötigen Infos für einen Kostenvoranschlag, den der Kunde annehmen kann oder nicht. Gleichzeitig erhalten wir über die Seriennummer eine Reparaturhistorie, die wir gezielt auswerten können, um unsere Produkte zu verbessern.“

Auch für die Mitarbeiter im Lager hat sich mit der Verwendung von Tablets die Arbeit verändert.

 

Psipenta erfüllte bereits im Standard die meisten Anforderungen von AMT und hatte sich bei AKS bereits jahrelang bewährt. Darüber hinaus war Psipenta bereit, schnell und unbürokratisch noch fehlende Funktionalitäten zu programmieren und in den Standard zu integrieren.  „Ohne PSIpenta könnten wir mit dem vorhandenen Personal das anfallende Auftragsvolumen gar nicht bewältigen. Wir haben jetzt standardisierte und optimierte Prozesse, zahlreiche manuelle Aktionen wurden durch automatisierte Abläufe ersetzt“, sagt IT-Leiter Wieber. „Unsere Leistungsfähigkeit ist damit deutlich gestiegen und die Fehlerquoten sind in allen Bereichen wesentlich zurückgegangen.“
Die Anwender schätzen zudem die Möglichkeit, einfach und intuitiv Workflows zu definieren und Informationen automatisiert zwischen Fachabteilungen auszutauschen. Dabei hilft das Werkzeug iCenter for Psipenta vom Systempartner Intex, das Belege auf Papier oder aus E-Mails automatisch digitalisiert beziehungsweise ins System einliest und weiterverarbeitet.

Separate Systeme

Das ERP ist bei beiden Unternehmen als separates System installiert. Wenn Leistungen von der jeweiligen Schwesterfirma bezogen werden, wird das über Bestellungen abgebildet. Mit dem SAP-System, das die administrativen Geschäftsprozesse steuert, tauscht die Software automatisiert Daten etwa zu Materialbewegungen oder Rechnungen aus. „Die vollautomatische Schnittstelle zu SAP läuft seit 1996 absolut zuverlässig“, sagt Dietmar Wieber zufrieden. Auch die Lagerverwaltung konnte mit Psipenta optimiert werden, weil damit jetzt keine separate Lagerverwaltungssoftware mehr benötigt ist. Das ERP-System behält den Überblick über Aufträge und Stücklisten einerseits sowie Teile, Mengen und Lagerorte andererseits – der Mitarbeiter im Lager kann mit einem Mausklick in Psipenta die Umlaufregale oder Shuttles in Gang setzen.

Gemeinsam zum Fortschritt

Prozessoptimierungen werden in enger Zusammenarbeit mit Psipenta umgesetzt. Dietmar Wieber hebt die hohe Branchenkompetenz der Berater hervor: „Schon bei der Systemeinführung haben uns die Berater nicht nur geholfen, unsere Prozesse abzubilden, sondern auch neue Wege für Verbesserungen aufgezeigt. Die Berater haben großes Know-how im Maschinen- und Anlagenbau und kennen vor allem die Bedürfnisse und Möglichkeiten mittelständischer Unternehmen sehr genau. Wir investieren bei jedem Release-Wechsel in ein paar Beratertage, um unsere Prozesse weiter zu optimieren und neue Möglichkeiten der Software kennenzulernen.“

Community mit Potenzial

Zudem engagieren sich die Alfing-Gesellschaften in der unabhängigen Interessengemeinschaft der Psipenta-Anwender „IPA“, die 2016 ihr 30-jähriges Jubiläum feiert. „Die Kunden-Community bietet ein unerschöpfliches Potenzial an Kontakten und Wissen“, sagt Dietmar Wieber, der seit 2009 im dreiköpfigen IPA-Landesvorstand sitzt. In der IPA organisieren sich Psipenta-Anwender in Landes- und Regionalarbeitsgruppen sowie in themenübergreifenden Facharbeitskreisen, um Anforderungen an die funktionale Weiterentwicklung der Programme auszuformulieren und Lösungen zu erarbeiten.

Der Psipenta-Leitstand bei AKS kann sich sehen  lassen. Hier erhalten die Mitarbeiter die Inform- ationen, die sie zur optimalen Planung der Aufträge und Arbeitsgänge benötigen.

Der Psipenta-Leitstand bei AKS kann sich sehen lassen. Hier erhalten die Mitarbeiter die Informationen, die sie zur optimalen Planung der Aufträge und Arbeitsgänge benötigen.

 

Die ERP-Installationen in Wasseralfingen werden Schritt für Schritt weiter ausgebaut. Seit Mai 2015 hat AKS auch den Psipenta-Leitstand im Einsatz. „Täglich werden etwa 6.000 Fertigungsarbeitsgänge neu eingeplant“, erklärt Dietmar Wieber. „Der Leitstand hilft, bei ihrer Abarbeitung die optimale Reihenfolge zu finden, Engpässe frühzeitig zu erkennen und bei Bedarf Fertigungsaufträge flexibler umzuplanen.“ Die Folge: eine bessere Kapazitätsauslastung und optimierte Durchlaufzeiten, die dadurch im Schnitt um 10 bis 15 Prozent gesenkt werden konnten.
„Mit Psipenta profitieren wir von einer zuvor unerreicht hohen Transparenz“, resümiert Dietmar Wieber. „Wir verfügen jetzt über verlässliche Kapazitätsaussagen in der Fertigung ebenso wie beim Projektmanagement.“ Als eines der nächsten Ziele sollen nun bald auch Projektaufwände am Leitstand visualisiert werden können. Außerdem sollen noch 2015 Lager, Versand und Außendienst mit Tablets ausgerüstet werden. Eine mobile Lagersoftware wird bereits erprobt, andere mobile Lösungen werden gerade entwickelt. Denn die Entwicklung bleibt nicht stehen – und es geht immer noch besser. (jbi)

Autorin: Ulrike Fuchs ist Referentin für Presse bei Psipenta in Berlin.

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