Revisionssicheres Archivieren von SharePoint-Dokumenten

Die ALOS GmbH, beratendes Systemhaus für Enterprise-Content- und Dokumenten-Management-Lösungen mit Sitz in Köln, hat seine SharePoint -Lösungen um ein neues Modul erweitert, das es nun ermöglicht, Dokumente in Microsoft-SharePoint revisionssicher zu archivieren.

oneCONNECT2DW verbindet SharePoint mit DocuWare

oneCONNECT2DW ermöglicht eine Verbindung von SharePoint zu dem Dokumenten-Management-System DocuWare. Dabei realisiert oneCONNECT2DW das Zusammenspiel der beiden Systeme für die Ablage und Suche direkt aus SharePoint. Ein Plus in Sachen „Usability“ ist die „Single-Sign-on“-Möglichkeit: Ein Anwender muss sich nur einmal anmelden und greift sofort auf alle SharePoint one-Module  zu. Weiterhin werden Dokumente im Originalformat in das DocuWare-Archiv verschoben und automatisch indexiert. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass bearbeitete Dokumente schnell wiedergefunden werden.

Nutzerfreundlichkeit und Scanner-Integration

Das System SharePoint oneECM ist intuitiv zu bedienen, da die Oberfläche über eine Menüführung und Strukturierung analog zu MS Office verfügt. Papierdokumente können mit der intelligenten Erfassungs- und Klassifizierungskomponente von ALOS in den elektronischen Verarbeitungsprozess integriert werden.

Anzeige und Bearbeitung

Mit SharePoint oneECM lassen sich Dokumente und Informationen  verwalten und bearbeiten. So ist es beispielsweise möglich, in einem Dokument Anmerkungen, Kommentare und Vermerke anzubringen. Gescannte oder gefaxte Dokumente können durch das Geraderücken, Entzerren oder Entfernen von Bildverschmutzungen bearbeitet und verbessert werden.  Hier erweitert oneECM die bereits vorhandene Collaboration-Funktion des SharePoint-Servers. Dieses beschleunigt unternehmensweite Prozesse und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Kollegen und Arbeitsgruppen deutlich.

Zentralisiertes Unternehmenswissen – rechtssicher archiviert

Das neue Modul aus dem Hause ALOS zentralisiert Unternehmenswissen im Microsoft SharePoint Server: Die Benutzer können abteilungs- und standortübergreifend gemeinsam mit Dokumenten arbeiten, nach relevanten Daten recherchieren, Informationen veröffentlichen sowie Know-how und Unterlagen austauschen. Hier garantiert DocuWare die Rechtssicherheit der Dokumente. Alle Vorteile von DocuWare stehen nun innerhalb der SharePoint-Umgebung zur Verfügung.

DocuWare integriert sich fast selbstständig in den SharePoint-Server: In den Bibliothekeneinstellungen wird das Archivierungs-Feature aktiviert und die Konnektivität zum DocuWare-Archiv definiert. Danach legt der Anwender fest, welche Metadaten mit ins Archiv übernommen werden.

„Mit dem neuen Modul oneCONNECT2DW tragen wir dem Wunsch vieler Kunden Rechnung, innerhalb von SharePoint oneECM bei geringem administrativem Aufwand revisionssicher zu archivieren“, sagt Dieter Woeste, Geschäftsführer bei ALOS.

 

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